Den Umsatz in allen Filialen immer im Blick

Wie die Frisch Backstube mit einer modernen Verwaltungssoftware jederzeit den Überblick behält

Ein breites Angebot an unterschiedlichen Brot- und Gebäcksorten, leckere Kaffeespezialitäten und beliebte Snacks für zwischendurch sind das Metier der Frisch Backstube. Die Filialkette des Backwarenbetriebs Alp ist in München mit derzeit insgesamt 16 Standorten präsent, eine weitere Expansion ist geplant. Das 1996 gegründete Unternehmen beschäftigt rund 70 Mitarbeiter in Voll- und Teilzeit. Besonderer Wert wird auf die Ausbildung des Nachwuchses gelegt, was sich mit jährlich rund zehn Auszubildenden in einer entsprechend hohen Quote niederschlägt.

Durch das starke Wachstum der vergangenen Jahre stießen die bislang zur kaufmännischen Verwaltung und Steuerung eingesetzten Softwarelösungen an ihre Grenzen. Die Kontrolle über die einzelnen Filialen war nicht mehr in wünschenswertem Maß gegeben und auch die Personalverwaltung wurde zunehmend aufwändiger.

„Vorgänge, die bei einigen wenigen Filialen noch händisch umgesetzt werden konnten, waren angesichts wachsender Komplexität und entsprechend steigender Mitarbeiterzahlen nicht mehr vernünftig durchführbar“, erklärt Geschäftsführer Nebi Alp. „Es war daher klar, dass wir uns mit der Einführung einer professionellen Verwaltungssoftware beschäftigen mussten.“      

Um einen Vergleich der am Markt angebotenen Programme zu ermöglichen, erstellte man im Vorfeld ein grundlegendes Anforderungsprofil. So sollte es mit der neuen Software beispielsweise einfach möglich sein, Umsätze von den einzelnen Filialen abzurufen sowie die Artikel-, Umsatz- und Adressdaten zentral zu verwalten. Um Mehraufwand zu vermeiden, sollte eine Unternehmenssoftware (ERP-System) eingeführt werden, mit der alle betrieblichen Aufgaben erledigt werden können.

Nach ausführlicher Prüfung möglicher Alternativen fiel die Entscheidung der Geschäftsführung auf das System PC-BÜRO, da dieses die gestellten Anforderungen am besten erfüllen konnte. Das Programm des deutschen Softwarehauses PCB Software ist als kaufmännische Komplettlösung ausgelegt und modular aufgebaut. Die Funktionen decken alle „klassischen“ Aufgabengebiete ab, etwa die Warenwirtschaft inklusive Bestellwesen, die Verwaltung von Filialen oder das Finanzmanagement. Mit dem Branchensystem PC-BÜRO BäckerPro/PCB Control bietet PCB Software zudem eine Lösung, die in Zusammenarbeit mit Großbäckereien entwickelt wurde. Das Programm ist speziell auf die Anforderungen dieser Zielgruppe ausgelegt.

Nach der Implementierung der Software werden bei der Frisch Backstube nun die Finanzberichte und Umsatzstatistiken sowie die komplette Artikelverwaltung vollautomatisch von den jeweiligen Kassensystemen in den 16 Filialen eingeholt. Alle relevanten Daten stehen somit jederzeit in der Zentrale in der Münchener Innenstadt zur Verfügung und können von der Geschäftsführung per Mausklick eingesehen und weiter verarbeitet werden. Durch die integrierte Artikelstammdatenverwaltung wird die Planung und Organisation der Bestellungen für die einzelnen Filialen vereinfacht und kann durch den Zugriff auf die aktuellen Verkaufszahlen exakt am tatsächlichen Bedarf orientiert werden. Alle Daten zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sind direkt im ERP-System hinterlegt. Die anfallende Korrespondenz kann dadurch ohne zeitraubende Zwischenschritte oder manuelle Eingriffe erstellt werden.

Im Bereich der Personalverwaltung bietet PC-BÜRO die Möglichkeit, Mitarbeiter zu organisieren, Ist-Arbeitszeiten zu erfassen und die jeweilige Besetzung der Filialbetriebe inklusive der Berücksichtigung von Urlaubszeiten zu planen. Die An- und Abmeldung der Arbeitszeiten erfolgt direkt über das Kassensystem. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jeder Standort ohne Unter- oder Überbesetzung zu jedem Zeitpunkt optimal bewirtschaftet wird.

„Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für PC-BÜRO und konnten mit dem System viele der täglich anfallenden Aufgaben erheblich erleichtern und die Abläufe optimieren“, resümiert Alp. „Für die Zukunft planen wir, die Software zusätzlich für weitere Anwendungsgebiete einzusetzen. Das Ziel dabei ist es, im Controlling und bei der Steuerung unserer Filialen noch schnellere und detailliertere Ergebnisse zu erhalten.“